18 апреля 2011 г.

Э-Сказочки. S01E01. О СЭД – для домохозяек

Я тут не так давно уже писал про сказочников от автоматизации и электронизации и не предполагал, что так скоро придется возвращаться к этой теме. Внезапно я с удивлением обнаружил, насколько популярен жанр сказки в среде Э-продавцов - вот только за прошедшую неделю две новые Э-сказочки в сети появились. Поэтому я принял решение начать очередной сериал, посвященный этому виду фольклора. Назвал, конечно, незатейливо, но – я ж не сказочник.

Первая из двух упомянутых во вступлении сказочек обнаружилась на сайте Docflow.ru. Название у нее, правда, больше для заметки из серии «Советы домохозяйкам» подходит – «Зачем нужен электронный документооборот», да и содержание, честно говоря, такое же, домохозяечное. По странной логике редакторов сайта ее поместили в раздел «Новости рынка СЭД». Возможно, новостью редакторы сочли именно форму агитки «за СЭД» – эдакую, с претензией на знание жизни людей от сохи станка документооборота. От этой сказочки за километр отдает таким незамутненным сознанием вчерашних (а может, и сегодняшних) студентов-маркетологов, что я даже отказался от своей первоначальной идеи - откомментировать ее поабзацно. Искусство нужно воспринимать во всей его непрерывности. Поэтому – наслаждайтесь. Я лишь слегка подсократил его, убрав банальные вступление и заключение. Мои комментарии и мини-расследование по поводу авторства – после обширной цитаты.

Как не заблудиться в ворохе бумаги, не упустить важные документы от исполнительных органов власти? Как быстро найти письмо от вышестоящей организации, потратив минимум времени на поиск?

Для примера проследим путь договора на поставку оборудования, необходимого цеху №1 для выполнения срочного заказа. Начальник цеха №1 договорился с поставщиком и попросил его прислать договор для рассмотрения и заключения.

Первоначально договор попадает к секретарю, проходит путь регистрации в журнале, который по обыкновению заполняется вручную. Затем договор оказывается на столе руководителя в ожидании резолюции. Он лежит в кипе бумаг, сиротливо дожидаясь своей очереди. На другой день очередь доходит и до него. Резолюция получена, и договор отправляется обратно к секретарю, чтобы начать путь согласования.

И вот наш договор на 5 страницах копируется для юридической службы, для бухгалтерии, для планово-экономического отдела. Итого к нему прибавляется еще 15 страниц. Далее секретарь заполняет вручную журнал перемещения документов, а затем ножками разносит копии договора по указанным отделам. Попадая в отдел, договор регистрируется в журнале входящей корреспонденции этого отдела, а потом оседает в ворохе бумаг на столе.

Копии договора живут своей жизнью, порой очень непредсказуемой. Некоторые из них теряются. Это не страшно, так как у секретаря есть оригинал, с которого можно опять снять еще одни копии. А если нет, то всегда можно полистать журнал и найти того, у кого есть оригинал. Затем начинается сложный процесс консолидации копий в единый договор со всеми исправлениями от заинтересованных служб. Обычно это затягивается дня на два, а то и больше с выявлением ответственного за это важное мероприятие, походом по отделам ,чтобы собрать копии копий с пометками согласующих служб.

Наконец договор согласован, утвержден и торжественно подписан. Количество дней, затраченных на эту работу, в среднем колеблется от 8 до 15, и то если другая сторона договора не будет тратить время на согласование со своими службами. Руководитель вызывает начальника цеха №1 и радостно говорит, что договор подписан и по нему можно работать. На что начальник ему отвечает: необходимость в договоре отпала, поскольку клиент, узнав, что к работе еще не приступали, снял свой заказ и обратился к конкуренту.

Знакомая ситуация, неправда ли? А сколько документов бесследно исчезает внутри организации? Ведь никто не подсчитывает стоимость затрат на поиск документов, их составление, согласование договоров и внутренних документов. Только по затратам на бумагу и картриджи для заправки принтеров можно приблизительно оценить сколько ресурсов организации съедает делопроизводство.


С большим трудом я удержался от соблазна пройтись всей мощью анализа асфальтового катка по вышеприведенному сюжету. Но отказаться от установления авторства этого набора букв было выше моих сил. На сайте Докфлоу никаких ссылок на первоисточник не было, пришлось обращаться за помощью к гуглояндексу. Поисковики не подкачали.

Первым нашелся текст «интервью» на актуальную тему в газете «Ставропольская правда» «Ставропольский бизнес». Название внушало и заставляло задуматься – «Системная обработка». А чё, красиво – мне понравилось. Поскольку половину объема «интервью» составлял сокращенный пересказ вышепроцитированного мною триллера «Согласование договора», слегка закамуфлированный под ответы на вопросы журналистки, было понятно, что отвечавшая – специалист по бизнес-процессам компании «Ставаналит» - и есть искомый мною автор «шедевры». По понятным соображениям, здесь ФИО дамы я не привожу. Из «интервью» стало также понятно, какое именно средство автоматизации может уберечь больших и малых руководителей от повторения судьбы начальника транспортного цеха № 1. Это – парам-пам-пам! – продукт <вычеркнуто цензурой>.

Газета оказалась не единственным изданием, обеспокоившимся судьбой бумажных документов, бесследно исчезающих в делопроизводственных недрах организаций. На сайте информационного агентства Клерк.Ру, через 2 дня после появления в газете, эта же самая страшилка про начальника цеха № 1 и несложившиеся договорные отношения с важным заказчиком была опубликована в рубрике «Статьи бухгалтеру». При этом публикация была помечена тэгом «Эксклюзив» (что, по меньшей мере, вызывает вопрос – чего там эксклюзивного-то?), а текстописательница представлена как «ведущий специалист в области автоматизации документооборота». Мне живо представилась картинка: впечатлительные работницы бухгалтерий, начитавшись ужасающих подробностей про бумажный документооборот, косяками потянулись к своим руководителям с просьбами срочно все заавтоматизировать...

Сам я тоже впечатлился и решил идти до конца – т.е., найти и прочесть все творения авторессы, которая в ближайшем будущем по популярности несомненно затмит Дарью Донцову и Александру Маринину вместе взятых. Пока удалось найти лишь еще одну нетленку – на сайте компании «Ставаналит», в разделе «Методические материалы – Руководителю, менеджеру». Название тоже берет за душу – «Электронный документооборот для руководителя». Но название ничто - по сравнению с экспрессией текста. Не могу удержаться, цитирую. Свой восторг выражаю выделением жирным шрифтом фргаментов, особенно берущих за душу.

Управление документооборотом организации – это управление информационным потоком. Документы путешествуют между фирмами, между отделами, между сотрудниками. Чтобы не утонуть в этом стремительном потоке, необходимо документооборот структурировать, формализовать и автоматизировать.

Электронный документооборот для организации становится суровой необходимостью. В связи с возрастающими объемами переписки, внутренних документов, потоком исходящей корреспонденции, ручное заполнение журналов регистраций становится трудоемким и затратным по времени. Необходимость ознакомления сотрудников с резолюциями руководства, назначение ответственных исполнителей, на фоне непрекращающегося потока информации, превращается в беготню между отделами с кипами копий в руках.

Система электронного документооборота – это гибкий инструмент управления в руках руководителя. Качественное управление потоком информации - это конкурентное преимущество организации. Руководитель на основе отчетов, предоставленных системой электронного документооборота, имеет возможность принять управленческое решение в кратчайшие сроки.

Конечно, кое-что в этом тексте можно было бы и усугубить – с целью придания ему еще большего саспенса. Представляете, как воздействовала бы на психику неподготовленных делопроизводителей и бухгалтерш такая, например, фраза: «Бурлящий информационный поток из канцелярии низвергался стремительным домкратом в подразделения»? И следующая за ней: «Застигнутые суровой необходимостью секретари, барахтались в непрекращающемся бумаговороте, и выбиваясь из последних сил, слабеющими руками поднимали над информационным потоком кипы копий...». И в самом конце, как апокалиптический апофеоз: «Конкурентное преимущество организации уплывало вдаль, не в силах противостоять напирающему потоку бумажных документов...»

В общем, что хотелось бы сказать в заключение? Я теперь буду постоянно следить за сайтом «Ставаналит» - там в ближайшем будущем всенепременно новые бурные потоки сознания про СЭД появятся. А я уж постараюсь их сюда донести, не расплескав по дороге.

Комментариев нет:

Отправить комментарий