Электронный документооборот в правительстве Пермского края

Открою страшную тайну. Когда я начал вести блог, конечно же, главной целью была реклама компании, в которой я работаю, ее продуктов и услуг :). То, что на протяжении более чем полугода в блоге не было (как мне кажется) ни одного «джинсового» или откровенно рекламного поста – это была хитрая тактика заманивания :). И вот теперь, когда все читатели моего бложика расслабились, я их как раз тепленькими и возьму, и рекламой просто-таки замучаю.

Испугались? Надеюсь, что нет. Я прекрасно понимаю, что рекламу читают только копирайтеры (они вынуждены это делать, ибо они ее и пишут), менеджеры рекламных агентств (и то – далеко не всю, судя по тем «плюшкам», которые иногда проскакивают), и антимонопольщики (им за это деньги платят). Поэтому наглой рекламы в моем блоге не было и никогда не будет. Но вот хорошие поводы рассказать о родной компании иногда появляются, и я не вижу причин, чтобы не воспользоваться этими поводами. Но я честно завел тег «Реклама», и буду его ставить во все посты, в которых буду писать о корпорации EMC и ее продуктах.

Вообще-то, я не собирался писать этот пост. Но совпало несколько вещей. С утра мой босс разослал по внутрикорпоративной почте стандартное письмо о своей командировке (он всегда это делает), в котором мое внимание привлекло место и мероприятие, на которое он отправился – совещание у губернатора Пермского края. Я сразу вспомнил, что об этом мероприятии упоминал и сам О.А.Чиркунов в своем блоге, а я еще просил там в комментах, чтобы материалы мероприятия выложили в открытый доступ (теперь спокоен, шеф материалы привезет :) ). А вот около часа назад на CNews появился видеорепортаж с тем самым названием, которое вынесено в заголовок моего поста.

Я, конечно, не рассчитываю на то, что найдутся такие энтузиасты, которые просмотрят весь 10-минутный ролик (он под катом) от начала до конца – но все равно вставляю его в пост (будем считать это моим опытом по работе с мультимедиа в блоге :) ). Для тех же, кому смотреть ролик лениво, я привожу его краткий пересказ, взятый у CNews’а же, и дополняю его цитатами из интервью руководителя аппарата правительства Пермского края Макара Германа (не путайте его с Маратом Гельманом – он тоже имеет некоторое отношение к Перми :) ), которые показались мне достойными того, чтобы привести их здесь и даже слегка прокомментировать.

Электронный документооборот в правительстве Пермского края

«Электронный документооборот – требование времени». 2-ая Всероссийская конференция, посвященная СЭД, прошла в Москве в стенах столичного правительства. В рамках конференции состоялось награждение лауреатов 1-го Всероссийского конкурса «Лучшие решения по созданию систем коллективной обработки информации».

В номинации «Лучшее решение по созданию систем коллективной обработки информации в организации на региональном уровне» награда досталась Аппарату Правительства Пермского края за создание интегрированной системы электронного документооборота, архива и управления потоками работ Правительства Пермского края.

Решение о необходимости перехода на электронный документооборот в Правительстве Пермского края было принято в 2005 году. Основной задачей, которую предстояло решить системе была прозрачность документационных процессов.

В Качестве платформы для создания СЭД была выбрана платформа EMC Documentum. Система электронного документооборота должна была стать эффективным средством повышения исполнительской дисциплины и прозрачности.

На сегодняшний день в системе работает 2 600 человек, это 33 органа государственной власти. Все документационные процессы между ними ведутся  в электронном виде.

За 2009 год в системе было инициировано и выполнено более 3.5 млн. задач, создано около 600 тысяч файлов. Объем хранилища данных составил порядка 2,5 терабайт.

А вот цитаты из интервью Макара Германа (для интересующихся я указал тайминг в ролике):

03:06: Мы остановили свой выбор на платформе Documentum потому, что и в то время, и сейчас Documentum является мировым лидером по работе с документами. Мы понимали, что создавая систему сейчас, мы должны ориентироваться не только на ближайшую перспективу, а мы должны ориентироваться на лидера, который имеет специализацию в этой отрасли и который точно будет диктовать новые тренды и тенденции в этой отрасли.

05:07: Система встретила очень серьезное сопротивление, причем даже не на этапе внедрения и работы, когда она уже была готова, а уже на этапе своего становления и разработки. После того, когда люди начали понимать, что, работая в этой системе, они становятся прозрачными и открытыми, и каждое их действие может быть подвергнуто критике или вынесено на всеообщее обозрение, они сделали попытку закрыться вообще и всячески не рабтать в этой системе. Решением первого руководителя, только через его достаточно сильную управленческую и политическую волю, мы смогли преодолеть это. Но я хочу предупредить всех, кто будет внедрять подобные системы у себя в организациях: вы встретитесь с сопротивлением ваших сотрудников, и это – нормально. Этот негатив дойдет до определенной критической точки и потом пойдет на нет. Через это нужно просто пройти, и нужно просто быть к этому готовым. Вот уже сейчас те самые люди, которые два года назад говорили: «Я ни за что не буду работать в этой системе, оставьте меня в покое, и давайте будем работать так, как написано в инструкции по делопроизводству в федеральных органах (т.е. с бумажным документооборотом)», - уже сейчас они говорят, что «… мы не сможем работать без этой системы, она нам нужна, она нам облегчает жизнь, и по другому мы просто не представляем как…»

А.Б.: Вот это самый важный момент – сопротивление! Через это проходят практически все проекты автоматизации, но у проектов по СЭД (тем более, на уровне госорганов) самый серьезный противник – бюрократы, привыкшие жить и работать по старинке, и чиновники, которые, по сути, те же бюрократы, но еще и облеченные властью).

06:47: Основным [нормативно-правовым актом] у нас является указ губернатора о внедрении системы электронного документооборота, на основании которого все органы государственной власти переходят на эту систему, и там перечислены основные положения, по которым они работают. Принято постановление правительства о внедрении этой системы и там дана более детальная проработка. И точно так же отраслевые (так в интервью – А.Б.) органы власти, каждый на своем уровне, приказом руководителя закрепили у себя ответственных за внедрение и за исполнение документов…

А.Б.: Классика жанра – сильная рука первого руководителя. Про это все знают в теории, но на практике все чаще всего ограничивается замами. Зам – это не первое лицо! Есть вещи, когда заместительство не срабатывает.

07:30: Мы получили контроль над исполнением сроков и над задаванием этих сроков по исполнению документов, и тем самым реально мы получили снижение среднего времени прохождения документов в органах государственной власти, причем это снижение составило порядка 65%.   Мы добились показателей исполнительской дисциплины в 2%, т.е. только 2% всего того объема документов, который у нас есть, исполняются с нарушением сроков. […] Наши канцелярии стали обрабатывать в 2 раза больше документов, причем их штатная численность, реальная численность людей, которые там работают, сократилась на 30%.

08:30: Возможность работать везде и на всем. Мы вышли, наконец, на этот уровень, когда мы можем работать через удаленный доступ, по защищенной системе, с применением электронных цифровых подписей, вне зависимости от того, где вы находитесь – на своем рабочем месте или на другом краю планеты.

09:25: Сейчас у нас в опытной эксплуатации приступили к работе чиновники города Перми – это порядка 2-х тысяч человек. У нас подключаются к системе еще порядка 12-ти муниципалитетов, должны будут подключиться в этом году. Мы планируем в ближайшие 3 года охватить все муниципалитеты Пермского края, их 47, и весь Пермский край будет работать в единой системе.

А.Б.: Радуюсь за Пермский край. И за свою компанию тоже радуюсь: 47 муниципалитетов – это же ого-го сколько лицензий :)…