3 января 2010 г.

Хорошо забытое старое. Выпуск III

Как и обещал, публикую содержание специального тематического выпуска «Инфотек» в журнале «Рынок ценных бумаг» (№ 16, 1998 год), посвященного системам автоматизации документооборота и делопроизводства.
По количеству публикаций, представленных разными компаниями (как от своего имени, так и от лица своих наиболее статусных заказчиков), можно достаточно хорошо представить тогдашнюю расстановку сил на рынке СЭД.

Для удобства тех, кто захочет почитать статьи из этого выпуска, я снабдил каждую отдельной ссылкой. Кроме того, я взял на себя труд определения корпоративной принадлежности авторов публикаций на момент выхода журнала (не в каждой статье эта информация была указана явно); надеюсь, что нигде не ошибся. Аннотации, сопровождающие некоторые из публикаций, присутствуют в оригинальном выпуске.


Любая компания действует по определенной повторяющейся схеме - алгоритму, диктуемому ее конечными бизнес-целями. Алгоритм есть набор увязанных между собой (порой - весьма сложным образом) цепочек последовательных действий. В конце каждой цепочки - значимый с точки зрения бизнеса результат. Такая цепочка действий и называется «бизнес-процессом».






Документооборот в учреждении - это управление людьми, а не «буквами на бумаге».




Настоящая статья ориентирована на руководителей, которые задумались о внедрении в своей организации корпоративной информационной системы. Система автоматизированного документооборота является одной из важнейших компонент (а зачастую - главной компонентой) корпоративной информационной системы, поскольку документооборот охватывает все стороны производственной деятельности и является основой для организации управления предприятием.

Интервью с техническим директором АО «СПб ММТ» Геннадием Ромским

Россия является великой державой и по объему используемой бумажной информации. Различные государственные и коммерческие организации ежедневно создают более миллиарда страниц информации. При этом в хранении находится не один триллион документов на бумажных носителях. По аналитическим данным, до 30% рабочего времени тратится на поиск нужной информации и около 13% полезной информации может быть вообще безвозвратно потеряно.
К примеру, если архив крупного банка занимает помещение размером в два спортивных зала, то для поиска платежного поручения производства 1978 г. потребуется от получаса до нескольких дней. Скорость поиска в данном случае может зависеть от состояния здоровья сотрудницы архива, своими руками осуществляющей поиск информации. В такой ситуации без автоматизации делопроизводства не обойтись.



При внедрении систем электронного документооборота приходится решать не только специфические проблемы, обусловленные многосторонней сложностью такого рода систем, но и иные проблемы, характерные для процессов коренной реорганизации деятельности предприятия. Известно, что переход на электронный документооборот можно с полным правом назвать именно коренным изменением организационного и административного устройства любого предприятия. Рассмотрим основные проблемы, которые возникают при внедрении современных систем делопроизводства у крупных заказчиков.




Проблема автоматизации ввода стандартных форм - ключевая для многих организаций. Решить ее компании - разработчики программных продуктов пытались давно. Главным препятствием на пути автоматизации было отсутствие стандартизации бланков и низкое качество их заполнения.
Новый проект по обработке стандартных форм представил проектный интегратор - компания Cognitive Technologies. На эту тему был проведен семинар при содействии Ассоциации российских банков.

На потребительские свойства системы делопроизводства и документооборота существенно влияют возможности выбранной ее разработчиками технологической платформы. Компании «Институт развития Москвы», «Интерпроком-ЛАН» и «ИнтерТраст» выбрали систему управления базами данных Lotus Notes, которая идеально подходит для разработки подобных систем.



Одним из ключевых направлений деятельности Института развития Москвы является внедрение технологии документооборота и делопроизводства. Первая версия программы делопроизводства «Золушка» была создана еще в 1991 г. на основе методологии обработки документов Московского горисполкома и горкома партии.
Тогда, в 1991 г., нам говорили: делопроизводство теперь никому не нужно, так как государственные структуры будут сильно сокращаться. Прошло 8 лет, и очевиден возросший спрос на системы автоматизированного делопроизводства и документооборота. Нам кажется, что именно ужесточающиеся рыночные условия деятельности, в том числе и в государственных структурах, требуют повышения уровня исполнительности, четкости и высокого качества работы. Как выяснилось, и для коммерческих структур важно детальное документирование собственной деятельности в целях повышения качества управления.
Институтом развития Москвы разработана комплексная полнофункциональная технология для автоматизации делопроизводства «Золушка-Канцелярия» и конструктор документооборота «Золушка-Кабинет».

Интервью с советником Первого заместителя Премьера Правительства Москвы, руководителя комплекса перспективного развития города Светланой Бачуриной


Любое, порой незначительное, изменение механизма работы (даже далеко не совершенного) оборачивается стрессом для организации. Его последствия варьируются в зависимости от масштабов реформы. Внедрение первой в истории фирмы системы документооборота, безусловно, относится к радикальным изменениям. Об административной «революционной ситуации», сложившейся в обычной организации, и о путях ее успешной ликвидации рассказывают специалисты ГИВЦ Нефтегаз.
Анна Волохова и Галина Бурлакова осуществляли установку ЭСКАДО, а также проводили обучение персонала и руководства своей организации.
Интервью со специалистами ГИВЦ Нефтегаз Анной Волоховой и Галиной Бурлаковой

Документооборот - головная боль менеджеров. Казалось бы, если здесь порядок, то проблем с анализом не будет. Кто так думает - ошибается. Организация работы аналитической службы требует специальных усилий. Подтверждение тому - опыт фирмы «Контекст», предлагающей корпоративным и частным клиентам программное обеспечение под названием «ДА-система» для анализа структурированных документов. Это могут быть, например, анкеты, формы отчетности, клиентские счета, паспорта предприятий, акты экспертизы, бланки учета.

Документы возникают и исчезают, чтобы уступить место новым. Массивы документов таят полезную информацию. Выжать из нее пользу без технологий, ориентированных на работу с документами, малореально. Легче, если есть налаженный документооборот, но и это еще не все. Аналитическая работа в режиме конвейера требует постановки задач и выбора инструментов для их решения. Пакет «ДА-система» компании «Контекст» обеспечивает анализ структурированных документов (анкет, карточек, клиентских счетов, форм отчетности) в среде Windows 95 и Windows NT.

Комментариев нет:

Отправить комментарий