Хорошо забытое старое. Выпуск IV

Поразительно - как много, оказывается, я написал в 1998 году. Хотя, если вспомнить то время, такая «литературная плодовитость» легко объяснима. Я пришел работать в компанию «TopS» в начале июня, а уже через 2,5 месяца случилось 17 августа… Понятно, что на какое-то время (какое именно – тогда никто не мог сказать определенно) о продаже серьезного корпоративного софта можно было забыть. Оставалось только заниматься маркетингом – писать статьи, готовить презентации, «строить» тематический раздел на веб-сайте компании. Что я и делал…

Публикуемую ниже статью я писал тогда, в 1998-м, очень долго – наверное, месяца два. Задача, поставленная передо мной директором по маркетингу, была сложной – дать объем (журнальные полосы под статью были выкуплены за счет рекламного бюджета), дать «ликбез» (рассказать о системе языком, понятным будущим заказчикам), дать «умности» (показать широкие знания, глубокую квалификацию, высокий потенциал специалистов, занимающихся системой Documentum – хотя таких специалистов в компании тогда было ровно один, то есть я сам…), дать «блеску» (т.е. написать красиво и легкочитаемо). Получилось ли «дать» по всем направлениям, кроме объема (здесь проблемы точно не было), сейчас уже сложно сказать. Все-таки подобные тексты существуют не сами по себе, а в конкретном контексте – историческом, технологическом, рыночном. Но, в принципе, мне и сейчас не стыдно за то, что я написал более 11-ти лет назад.

На этот раз я не буду публиковать всю статью целиком (кому будет интересно, могут найти полный текст на непонятно каким образом сохранившемся в интернете старом сайте компании «TopS»). Я убрал из текста куски, содержавшие стандартные маркетинговые описания системы Documentum, «ликбезные» объяснения и фрагменты, добавленные исключительно ради того, чтобы «дать объем». Оставшееся, на мой взгляд, вполне читабельно.

Легко заметить, что и в этой статье я продолжал добровольно возложенную на себя «образовательно-терминологическую миссию» - объяснял, почему нужно говорить об «управлении документами», а не о «документообороте», и чем «СУД» отличается от «СЭД» (термин «ECM», напоминаю, еще не был изобретен).

Ну и, конечно, безмерно «доставляет» начало второго абзаца в третьем разделе статьи – «В нашей стране, несмотря на кризис …». Поистине, все новое – это хорошо забытое старое… :)

СУД (Серьезное управление документами)

(Журнал «Инфобизнес», №45, 1998 год)

Возможно, увидев название статьи, кто-то решит, что в него вкралась опечатка, и на самом деле вышеприведенная аббревиатура – ни что иное, как давно и хорошо знакомая всем СЭД (система электронного документооборота). Однако, ошибки в названии нет. СУД – это система управления документами, и, похоже, читателям компьютерной прессы придется привыкать к этому сокращению, как, впрочем, и к его английскому эквиваленту – EDMS (Enterprise Document Management System). Системы данного класса, давно и прочно (по меркам компьютерного бизнеса, разумеется) обосновавшись в корпоративном секторе западного рынка, постепенно начинают привлекать внимание и в России. По-видимому, найдутся желающие немедленно оспорить последнее утверждение. «Управление документами – это что, документооборот? Как же тогда "начинают привлекать внимание", если мы уже 5 лет (варианты – 3 года, сто лет) используем систему документооборота на основе Lotus Notes (варианты – MS Exchange, Staffware, Norton Commander)!» Действительно, системы электронного документооборота (ЭДО) эксплуатируются в офисах многих российских компаний, «продвинутых» в вопросах компьютеризации. Но системы ЭДО и СУД – далеко не одно и то же, первые относятся к ПО для мелкого и среднего бизнеса, в то время как вторые – это решения корпоративного уровня, включающие в себя ЭДО в качестве одной из компонент. Ошибочное отождествление этих двух классов систем, принадлежащих к разным весовым категориям, объясняется, скорее всего, причинами исторического характера. Поскольку первые появившиеся в Росии программные комплексы для работы с документами были именно системами ЭДО, то по традиции и все последующие системы, в названии или назначении которых акцент делался на слове «документ», получали ярлык «систем документооборота».

Мировой рынок корпоративных СУД во многом похож на рынок промышленных СУБД. Компаний, владеющих львиной долей рынка, меньше десятка – среди них Documentum, PC DOCS, OpenText, FileNET. До недавнего времени в России была представлена лишь одна из ведущих СУД – DOCS Open компании PC DOCS Inc. Неудивительно поэтому, что абсолютное большинство публикаций в российской компьютерной прессе по тематике СУД было посвящено именно DOCS Open. Статьи о системах, составляющих конкуренцию продуктам PC DOCS, публиковались лишь в рамках «плюрализма мнений» – как правило, это были переведенные на русский язык и несколько «олитературенные» фирменные обзоры (так называемые white papers).

В конце 1997 года в Россию пришел общепризнанный мировой лидер в области разработки корпоративных СУД – компания Documentum (владеющая по итогам 1997 г. 22%-ной долей рынка против 13.7% у PC DOCS – данные Delphi Group). Интересы компании в России и ее продукт – Documentum EDMS – представляет фирма «TopS Systems Integrator». Появление новой СУД из разряда «haute couture» – хороший повод поговорить о серьезном управлении документами.

Содержание этой статьи были предметом долгих размышлений. Учитывая, что СУД Documentum практически не известна потенциальным российским заказчикам, можно было бы пойти по пути наименьшего сопротивления – дать обзор функциональных возможностей, отталкиваясь от фирменных white papers. Вариант сравнительного анализа также не годился – прежде всего, в силу существенной субъективности экспертных оценок, свойственной подобным публикациям.

В итоге родилась статья с «многослойной» структурой:

• учитывая определенную новизну понятия «управление документами» для российских специалистов, вначале решено дать его трактовку с позиций компании Documentum (очевидная односторонность такого подхода не должна никого смущать – во-первых, данная проблемная область достаточно молода и не успела еще обзавестись академически-застывшими формулировками, а, во-вторых, непредвзятый читатель признает рациональными большинство приведенных утверждений);
• второй «слой» статьи посвящен функциональности корпоративной СУД – каким набором характеристик должна обладать система, чтобы оправдать свою принадлежность к данному классу программных продуктов;
• в заключительной части рассматриваются экономические аспекты внедрения СУД (вряд ли кто-то сейчас рискнет оспорить утверждение, что время покупки дорогих и зачастую малополезных программных «игрушек» прошло, и наступила пора для принятия взвешенных и просчитанных решений).

1. Управление документами в масштабах корпорации – введение в проблему

«Управление документами» – еще не слишком привычное понятие для российских руководителей и специалистов по информационным технологиям. Будучи впервые услышанным, оно сразу порождает вопросы. Что значит – управлять документами? Какими документами нужно управлять? Какой должна быть архитектура системы управления документами?

Documentum дает весьма афористичное определение понятия «управление документами», которое стоит того, чтобы привести его в оригинальном виде, - «applying the right document to the right person at the right time for the right task» (помните, была похожая рекламка – «в нужное время в нужном месте»?). Эта, безусловно, запоминающаяся фраза – не просто рекламный слоган. На самом деле, она имеет более глубокий смысл. Правильный (right) документ – значит, содержащий актуальную информацию, прошедший все необходимые этапы рассмотрения и утверждения. Соответствующий получатель (right person) – значит, доступ к документу получит именно человек, которому он адресован, человек, обладающий необходимыми правами (right person еще и в этом смысле). Нужное (right) время – значит, документ будет доступен именно тогда, когда он необходим. Конкретная (right) задача – значит, знания, содержащиеся в документе, будут применены в бизнесе с максимальной эффективностью. Таким образом, в одну фразу уместилось большинство фундаментальных понятий управления документами.

С точки зрения компании Documentum, управлять нужно критичными для бизнеса документами. Какие документы относятся к данной категории? Конечно же, ответить на этот вопрос подробным перечислением или готовым рецептом невозможно. Нужно идти от содержания бизнеса, его структуры, внутренних механизмов. И все же, некоторые, самые общие, определения можно дать. Критичные для бизнеса документы:

• позволяют ускорить время выхода продукта на рынок в условиях жесткой конкурентной борьбы,
• обеспечивают улучшение качества продукции,
• повышают эффективность производственных процессов, экономя значительные средства на уменьшении операционных издержек,
• гарантируют соответствие бизнес-процессов общепринятым и специфическим стандартам.

По своему содержанию критичные документы могут быть самыми разнообразными. К ним, безусловно, нужно отнести проектную и технологическую документацию, деловые контракты и всю связанную с ними переписку, должностные инструкции персонала и кадровые досье сотрудников. Критичные для бизнеса документы обладают еще одной важной особенностью – они подвержены постоянным изменениям, отражающим перемены в самом бизнесе.

2. Корпоративная СУД – джентльменский набор возможностей

Теперь, когда значение термина «управление документами» стало, как мы надеемся, более понятным, имеет смысл уделить внимание функциональности СУД. Предметом рассмотрения во второй части статьи будут внутренние механизмы этого, относительно нового, класса программных продуктов. Сразу оговоримся, что никакого сравнения систем-конкурентов в этом разделе (как и во всей статье) проводить не планируется. Примем в качестве аксиомы, что любая из серьезных СУД справляется с основной задачей, ради которой она разработана, - управляет документами. Более того, большинство СУД имеют весьма схожие наборы базовых возможностей и применяют однотипные технические решения. Впрочем, и автомобили разных фирм, если их рассматривать преимущественно функционально – как средство перемещения пассажиров и грузов, мало чем отличаются друг от друга (двигатель-колеса-руль-кузов).

Итак, что же должна уметь делать корпоративная система управления документами?

Прежде всего – обеспечивать поддержку жизненного цикла документов. Понятие жизненного цикла (ЖЦ) документа стало, в определенном смысле, уже стандартом, и его содержание не вызывает разногласий у специалистов.

По существу, все прочие функции СУД, о которых будет идти речь, можно рассматривать как вторичные относительно поддержания жизненного цикла документов (хотя это ни в коей мере не говорит об их меньшей значимости – достаточно вспомнить о подсистеме безопасности).

Раз уж эта подсистема была упомянута, остановимся на ней подробнее. Обеспечение безопасного хранения и управление доступом к информации в базе документов – вторая важнейшая составляющая функциональности СУД. Механизмы безопасности буквально «пронизывают» систему, влияя на каждое выполняемое в ней действие, и, в то же время, зачастую оставаясь незаметными для пользователей.

Развитые механизмы поиска документов (как по атрибутам, так и по содержимому) могут быть востребованы пользователями СУД в любой момент – например, для извлечения из архива документа, представляющего исторический интерес, или для формирования отчета о полном документационном обеспечении самого последнего проекта компании.

Коллективный характер работы с документами, требование повторного использования содержащихся в них корпоративных знаний выводят в число базовых характеристик СУД управление версиями документов, т.е. хранение всех промежуточных вариантов с историей модификаций и возможность порождения нового документа на основе любой из существующих версий.

Подсистема управления деловыми процессами, решая одну из задач поддержания жизненного цикла (маршрутизация документов), в значительной степени обрела самостоятельную ценность. Именно развитые возможности этой подсистемы (графический редактор маршрутов, гибкая логика формирования маршрута, средства оповещения и протоколирования, пре- и постпроцессинг в каждой точке маршрута) зачастую являются определяющими при принятии решения о внедрении СУД в компании.

Никакая корпоративная СУД не существует в виде «коробочного» варианта. Практически всегда это набор блоков базовой функциональности (сервер, клиентские интерфейсы, административные утилиты – своеобразный фундамент) и дополнительный «конструктор» – средства построения проблемно-ориентированных решений, реализованные в виде интерфейса прикладного программирования (API). Целесообразность наличия API в составе СУД давно не ставится под сомнение, поэтому системы-конкуренты могут отличаться лишь богатством возможностей и изяществом инструментария для разработчиков.

Все, о чем говорилось до сих пор, относится ко второй части термина «корпоративная СУД». Сейчас же попробуем уделить внимание первой части, то есть определению «корпоративная». Чтобы с полным правом называться корпоративной, система (независимо от своего функционального назначения – будь то СУД, СУБД или АСУП) должна отвечать требованиям, выдвигаемым условиями ее применения в крупном, территориально распределенном предприятии с многоуровневой системой управления (каковым и является любая корпорация). 

На этом остановим перечисление «классовых» признаков корпоративных СУД. Приведенный выше список нельзя назвать абсолютно исчерпывающим – при желании его можно было бы сделать и вдвое длиннее. Но вот сделать его короче нельзя – тогда систему либо нельзя будет называть корпоративной, либо она перестанет быть системой управления документами.

3. СУД – дорогой инструмент для масштабной экономии средств

В предыдущем разделе были перечислены свойства, обязательные для корпоративной СУД. Сейчас же назовем еще два, практически невозможных для нее, – такая система не может поставляться в качестве «коробочного» продукта и не может стоить дешево. Стоимость только лицензий на программное обеспечение СУД может достигать десятков (и даже сотен) тысяч долларов, а ведь эта цифра может показаться незначительной по сравнению со стоимостью проекта внедрения. Так кому же в России могут понадобиться подобные системы и способна ли СУД окупить затраченные на нее средства?

В нашей стране, несмотря на кризис, все же существует реальный сектор экономики. Это и заводы, производящие наукоемкую продукцию, и транспорт, перевозящий грузы (уже не «народнохозяйственные», но нужные и важные), и муниципальные структуры, создающие и поддерживающие (по крайней мере, пытающиеся это сделать) приемлемую для всех нас «среду обитания». Именно для таких предприятий – окруженных рогатками многочисленных постановлений и инструкций, задыхающихся от нехватки оборотных средств и потери квалифицированного персонала, но не сдавшихся и продолжающих работать, - СУД может оказаться «светом в конце тоннеля». Понятно, что речь не идет о конторском (красивеньком и простеньком) документообороте. Затраты в десятки тысяч «у.е.» должны производиться там, где и экономический эффект будет соответствующим. Вот лишь небольшой перечень задач, на которых может раскрыться вся мощь СУД: 

• организация и поддержка корпоративных архивов проектной, конструкторской, технологической, эксплуатационной документации;
• документационное обеспечение управления качеством продукции (выполнение требований серии стандартов ISO 9000);
• ведение баз законодательных и распорядительных документов для органов власти любого уровня (от муниципальных до общегосударственных).

Во всем мире целесообразность реализации сложных и дорогих проектов предварительно оценивается различными методами системного анализа, экономического прогнозирования и т.п. Информационные технологии уже давно не рассматриваются как чисто затратная область деятельности. Средства, вкладываемые в ИТ, - это нормальные инвестиции, обязанные окупаться и приносить доход. Но зачастую для оценки эффективности новых ИТ (тех же СУД, например) не существует готовых рецептов и формул. Честная и реалистичная оценка может быть выработана только в результате совместных усилий компании-интегратора и потенциального заказчика. В расчетах для СУД должно учитываться все:

• исключение потерь времени, связанных с поиском или ожиданием доступности документов;
• ускорение процедур изменения и согласования документов;
• снижение потерь времени и средств, связанных с использованием устаревших документов;
• эффект от сокращения сроков разработки сложных проектов и т.д.

Уже неоднократно отмечалось, что назначение СУД – управлять критичными для бизнеса документами. Именно так и только так – с позиций эффективности бизнеса – можно и нужно оценивать подобные системы.В условиях жесткой конкуренции очень важно опередить соперников, раньше других предложив на рынке новый товар, услугу, информацию. Выигрыш во времени не только дает возможность получить дополнительную прибыль, он позволяет существенно снизить накладные расходы. Важно помнить, что прибыль – это не только полученные, но часто и просто не потерянные деньги. Так, по данным крупной фармацевтической компании из США, внедрение системы управления документами позволило на месяцы(!) сократить бюрократические процедуры, неизбежные при разработке и тестировании нового лекарства, и получить дополнительные доходы до $1 млн. в день (!!).

Завершить короткий разговор, а точнее, введение в проблему экономической эффективности современных корпоративных систем хочется перефразировкой одного известного изречения: «Хорошая СУД дорога. Бывает, конечно, и дешевле, но это уже не СУД…»

4. Заключение

Подведем итоги. Миссию автора статьи, по-видимому, нужно рассматривать как просветительскую. СУД – это действительно новый для российского рынка класс программных продуктов. Более того, системы управления документами появились в России раньше реальной востребованности в них – это показывает опыт общения со многими потенциальными заказчиками. Как правило, их интересы сегодня не идут дальше «легких» систем документооборота с графикой, приятной начальственному взгляду. Объяснить это можно и загруженностью текущими проблемами (у кого в России сегодня нет проблем?), и элементарной неинформированностью. С первой бедой, увы, приходится мириться, а со второй нужно и можно бороться. Как гласит девиз компании Documentum, «Now You Know».