3 января 2010 г.

Хорошо забытое старое. Выпуск I

Озадачившись тут намедни вопросом о следе, оставленном моей скромной персоной в интернет-пространстве, я, не мудрствуя лукаво, ввел в Гугле собственные имя-фамилию и с интересом стал изучать вывалившуюся сотню ссылок (не бог весть сколько, конечно, но зато свои, трудовые…). Конечно, абсолютное большинство ссылок относилось просто к упоминаниям меня в качестве докладчика на различных конференциях (коих в моей биографии было немало), но некоторые откровенно порадовали – они вели на перепечатки моих окололитературных опусов, посвященных проблемам и системам электронного документооборота (когда я писал некоторые из этих статей, термина «ECM» еще просто не существовало).

Честно говоря, текстов, за которые мне и сегодня не стыдно как автору, я написал не так уж много. Чаще все же приходилось сочинять стандартные статьи маркетинговой направленности, в которых я продвигал идеи автоматизации документооборота вообще и автоматизации на базе конкретной платформы, в частности. И для меня не стало большой неожиданностью, когда я обнаружил, что именно пара-тройка текстов, которые мне самому нравились, достаточно широко растиражирована на разных сайтах, посвященных электронному документообороту (спасибо, что при перепечатках все-таки авторские данные сохранили – иначе я просто не нашел бы эти публикации). Причем, два из этих текстов не сохранились у меня самого в виде первоисточников (около 10 компьютеров, смененных мной за 10 с лишним лет работы в сфере СЭД/ECM, оказались непреодолимым препятствием для обеспечения долговременной сохранности содержания :) ). Я воспользовался возможностью сохранить для себя вновь открытые тексты и подумал, что неплохо было бы опубликовать их в блоге – поскольку, если не указывать дату написания и убрать некоторые устаревшие технологические приметы времени, многие тезисы и доводы этих старых статей продолжают быть актуальными и сегодня.

Задумано – сделано. Начинаю небольшой цикл под заголовком «Хорошо забытое старое». И первой в этом цикле я публикую самую первую свою статью, посвященную электронному документообороту. Написана она была более 11-ти лет назад, в 1998 году, когда я только-только пришел работать в компанию «TopS Systems Integrator». По сути, эта статья была первым моим рабочим заданием. Мне нужно было коротко (в пределах объема, заданного журналом) и не слишком рекламно прорекламировать новинку тогдашнего рынка автоматизации документооборота – систему Documentum. Тогда это действительно была новинка – первый российский партнер у Documentum появился только в конце 1997 года, а компания TopS заключила партнерское соглашение всего за пару месяцев до того, как я пришел туда работать.

Решив опубликовать этот старенький текст, я задумался – нужно ли убирать из него откровенно рекламный (хотя и достаточно корректный) кусок про систему Documentum. Подумал – и решил оставить. Честно говоря, я не помню, публиковались ли до моей статьи другие материалы, посвященные Documentum. Возможно, и были, но я не смог найти их в интернете (может, потому, что не слишком настойчиво искал :) ). Так что, эту статью уже саму можно рассматривать как исторический артефакт – первую сохранившуюся публикацию на русском языке о системе Documentum

Можно ли опровергнуть закон всемирного тяготения?
(Журнал «Рынок ценных бумаг», № 16, 1998 год)

Знаком ли вам самый универсальный закон человеческой деятельности? Почти наверняка, да. Это знаменитый закон Мэрфи: «Если какая-нибудь неприятность может произойти, она случается». По своему глобальному характеру закон Мэрфи может сравниться разве что с законом всемирного тяготения. Сформулированный более полувека назад, он положил начало новой науке - мэрфологии, которую многие почему-то воспринимают как разновидность интеллектуального юмора. Попробуем доказать, что это не так, обратившись к теме нашего сегодняшнего разговора - управлению документами.

Современный бизнес – это, в значительной мере, непрерывная череда процессов порождения и перемещения документов. Заключаются и расторгаются контракты, готовятся и осуществляются проекты, покупаются и продаются ценные бумаги, недвижимость и целые корпорации - за всем этим стоят документы, много документов, чрезвычайно много документов. Именно эта эфемерная количественная характеристика - чрезвычайно много - по известному закону диалектики превращается в новое качество (точнее, в отсутствие такового). Вот лишь небольшое число следствий из закона Мэрфи, примененного в сфере работы с бумажными документами.
  1. Чем более критичным для бизнеса является документ, тем легче он теряется в кипе абсолютно бесполезных бумаг. Если документ не был потерян, на него, скорее всего, опрокинут чашку с кофе.
  2. Конфиденциальный меморандум для деловых партнеров, отпечатанный набело и ждущий подписи босса, обязательно попадется на глаза постороннему посетителю (который окажется хорошим знакомым конкурента) в ту единственную минуту, когда секретарь отлучится со своего рабочего места.
  3. Отправленный экспресс-почтой в региональный офис компании срочный приказ с вероятностью не ниже 50% опоздает к исполнителю. Если же документ будет доставлен вовремя, то с не меньшей вероятностью он попадет не в те руки.
  4. Если существует подробная инструкция по управлению каким-либо процессом, исключающая ложные действия персонала, то в руки новичка, впервые допущенного к самостоятельной работе, попадет старый вариант документа, кардинально измененный полгода назад.
Такими ли уж забавными покажутся вам эти постулаты, если вы спроецируете их на собственный жизненный и деловой опыт?

Очевидно, что бумажный документ - вещь ненадежная. Но ненадежен он не сам по себе, а как субъект, подверженный воздействию непредсказуемой человеческой натуры.
Попробуем, идя по стопам Мэрфи, сформулировать основные проблемы жизненного цикла бумажных документов. При этом любой читающий эти строки волен вставить по своему усмотрению уточнения типа «часто – редко», «всегда - иногда – никогда» и т.п.:
  1. Документы не готовятся в срок.
  2. Документы теряются.
  3. Поиск нужного документа отнимает слишком много времени.
  4. Распорядительные документы не доходят до исполнителей или опаздывают.
  5. Дошедшие до исполнителей распоряжения не исполняются в срок.
  6. Контроль за исполнением отданных распоряжений не ведется.
  7. Регламенты и инструкции устаревают.
  8. Конфиденциальные документы попадают к неавторизованным получателям.
  9. Представленный руководству отчет не содержит последних уточненных данных.
  10. … продолжить этот грустный список могут сами читатели.
Абсолютно понятно, почему на электронные системы управления документами (СУД) обращается столько внимания в надежде уменьшить с их помощью управленческий беспорядок, приносящий вполне ощутимый экономический ущерб. Расстановка сил на рынке СУД известна. Но в задачу автора отнюдь не входит утверждение превосходства над конкурентами продукта, представляемого компанией, в которой он трудится (TopS Systems Integrator) и которая предлагает на российском рынке корпоративную СУД Documentum EDMS, разработанную одноименной компанией из США. На самом деле, сравнение характеристик различных СУД из первой десятки не имеет особого смысла - все они практически в равной степени обладают функциональной полнотой и способны обеспечить все потребности современного бизнеса. Сравнивать между собой подобные системы - все равно что пытаться доказать, будто «семерка» BMW последней модели лучше (или хуже) «одноклассника» от Даймлер-Бенц. При выборе и роскошного лимузина, и современной программной системы (имеющих, между прочим, сопоставимые цены) в игру вступают более тонкие материи. Окончательным аргументом при этом может стать интегральная оценка типа «нравится - не нравится», причем склонить чашу весов в ту или иную сторону может какая-нибудь незначительная на первый взгляд «изюминка».

В чем же состоит «изюминка» системы Documentum? Попробуем ответить на этот вопрос.
Уже было сказано, что по функциональности все ведущие СУД примерно одинаковы, но перечислим кратко – буквально «пунктиром» - основные возможности СУД Documentum:
  1. В Documentum реализованы все возможности работы с документами, без которых немыслима современная СУД, - создание, рассмотрение/корректировка, согласование/утверждение, импорт/экспорт документов, тесная интеграция с офисными приложениями и системами электронной почты.
  2. В Documentum эффективно поддерживаются рутинные операции - хранение, поиск, контроль версий, обеспечение взаимосвязей между документами.
  3. Documentum обладает развитыми средствами обеспечения безопасности и организации коллективной работы с документами.
  4. Documentum включает в себя мощные сервисы автоматизации деловых процедур и организации потоков работ (workflow).
На этом остановим перечисление - не потому, что больше нет достоинств. Если читатель захочет узнать об иных возможностях, необходимых, по его мнению, современной СУД, - в случае действительно делового интереса он сможет убедиться в том, что все они присутствуют в системе Documentum.
СУД Documentum своей английской аббревиатурой EDMS (Enterprise Document Management System) недвусмысленно подчеркивает собственную корпоративную направленность. Но заявить в названии и соответствовать на деле - это, как говорят в Одессе, «две большие разницы». Корпоративная система должна отвечать четырем основополагающим требованиям:
  • быть масштабируемой (возможности Documentum ограничены только мощностью вычислительной платформы, на которой эксплуатируется СУД);
  • поддерживать распределенную работу (Documentum эксплуатируется транснациональными компаниями в их глобальной компьютерной инфраструктуре);
  • обладать модульной архитектурой (система Documentum - это мощный сервер документов DocPage, специализированный сервер RightSite для Internet/Intranet, семейство клиентских рабочих мест, программы-агенты системного администрирования и многое другое);
  • иметь открытый программный интерфейс (на сервере DocPage реализованы языки DQL, надмножество стандартного SQL и DocВasic, расширяющий возможности Visual Basic; библиотека функций API позволяет работать с базой документов из любых внешних приложений).
Компьютерная индустрия переживает Internet-бум. Если программный продукт не поддерживает возможность работы в среде Internet, его не воспринимают всерьез. У Documentum и с этим все в порядке.

В России внедрение автоматизированных систем управления документами имеет собственную специфику. Как правило, руководитель компании рассматривает компьютер лишь в качестве элемента интерьера собственного кабинета, зачастую подбирая его под цвет мебели. Поэтому электронный документооборот в лучшем случае заканчивается на секретаре, а на стол босса по-прежнему ложатся бумажные документы, предварительно распечатанные на принтере. Надеяться на кардинальное изменение ситуации в ближайшее время не приходится. Это тем более удивительно, так как современные топ-менеджеры - по преимуществу молодые люди, успевшие освоить компьютер в школе или университете, да и в Интернете они не прочь «побродить», если есть свободная минутка. Проблема, таким образом, состоит не в отсутствии у босса практических навыков работы с компьютером, а в особенностях национального бизнеса: зачем самому работать за компьютером, если для этого есть подчиненные. Вот если бы можно было получать информацию, нажав всего одну клавишу… А ведь такую «автоматизацию» реализовать проще всего, и стоить будет недорого. Только эта клавиша будет предназначена для вызова секретаря.
Можно ли в таких условиях рассчитывать на успех, предлагая внедрять СУД Documentum? Да, можно. В этом, на наш взгляд, и заключается «изюминка» системы. Cистема, безусловно, сложна. Но она настраиваема практически под любые требования заказчика. И ее можно настроить так, что руководитель сам захочет работать с системой и будет получать от этой работы удовольствие. Конечно же, после этого небо не упадет на землю и закон всемирного тяготения не нарушится. Но, возможно, закон Мэрфи действительно перейдет в разряд ироничных афоризмов.

В заключение - буквально две фразы для технических специалистов, к которым ксерокопия этой статьи, возможно, попадет с резолюцией шефа "Ознакомиться и доложить свое мнение". Все подробности о СУД Documentum - особенности архитектуры, функциональность, поддерживаемые программно-аппаратные платформы и т.п. - можно почерпнуть на Web-сайте компании-производителя (www.documentum.com). Но, как говорится в одной рекламе, "есть способ лучше" - приезжайте (звоните, пишите письма) в фирму "TopS Systems Integrator"!

Комментариев нет:

Отправить комментарий