3 января 2010 г.

Хорошо забытое старое. Выпуск II

Вторая моя статья из того же самого номера «Рынка ценных бумаг» в далеком 1998 году. Почему вдруг в одном журнале оказались сразу две мои статьи, да еще и посвященные одной и той же теме – электронному документообороту? Все просто. Дело в том, что это был номер со специальным тематическим выпуском «Инфотек» (т.е. – «Информационные технологии»), посвященным именно системам электронного документооборота. Вообще, тот номер сам по себе сегодня является раритетом (у меня на антресолях он где-то сохранился в бумажном виде) в нем опубликовано три десятка статей, написанных представителями практически всех компаний, присутствовавших тогда на рынке СЭД. Не все из этих компаний и продвигавшихся ими систем дожили до наших дней. «Иных уж нет, а те – далече…». В следующем выпуске «Хорошо забытого старого» я приведу перечень этих статей и дам ссылку на неожиданно нашедшийся в интернете архивный сайт журнала «РЦБ» - думаю, вспомнить прошлое будет интересно и ностальгически-приятно всем, кто начинал заниматься автоматизацией документооборота тогда и продолжает это делать до сих пор :).

Кстати, сначала я не собирался писать вторую статью для этого тематического выпуска. Но что-то там в издательско-редакторских планах поменялось (то ли автор какой-то подвел, то ли место лишнее образовалось) – и меня слезно попросили срочно закрыть образовавшуюся брешь на журнальной полосе. Вот и пришлось быстро придумывать тему и быстро сочинять. Получилось на удивление неплохо (сам себя не похвалишь…) и, что удивительно, долговременно-актуально. По крайней мере, я перечитал этот текст сейчас и понял, что его спокойно можно публиковать и сегодня – и совсем не в качестве ретро.

И еще обращаю внимание на одну деталь. Я в те годы сознательно и настойчиво во всех своих статьях и презентациях применял термин «система управления документами» и аббревиатуру «СУД» - в противовес «системам электронного документооборота» и «СЭД». Честно говоря, термин «документооборот» мне не нравился никогда – я его считал (и считаю) «трехэтажным канцеляризмом». Поэтому я взял на себя просветительско-терминологическую миссию, пытаясь привить потенциальным заказчикам «правильное понимание». Но увы – консерватизм заказчиков оказался сильнее…

«Корпоративная» - это звучит гордо
Необходимые свойства системы автоматизированного документооборота корпоративного класса
(Журнал «Рынок ценных бумаг», № 16, 1998 год)

Начинать разговор о ключевых характеристиках корпоративных систем управления документами (СУД) приходится в духе знаменитой шахматной лекции Остапа Бендера «Плодотворная дебютная идея» («Что такое, товарищи, дебют и что такое, товарищи, идея? Дебют, товарищи, это quasi una fantasia...»). Итак, что же такое корпоративная СУД и каким требованиям она должна удовлетворять?

Дадим сначала определение термина «корпорация», не претендуя на академическую полноту формулировки. Корпорация - крупное, территориально распределенное предприятие, имеющее многоуровневую структуру управления и сложные документопотоки. Если говорить еще короче и проще, корпорация - это много всего: офисов, персонала, руководителей, документов. Критичным для дальнейшего обсуждения является слово «много» - невозможно привести здесь сколько-нибудь точную оценку объема циркулирующих в корпорации бумаг, как нельзя сказать, с какого числа отдельных песчинок начинается куча песка. Относительно корпоративных документов можно с уверенностью утверждать только одно - в полном соответствии с законом роста вселенского хаоса их количество непрерывно увеличивается.

СУД - это попытка обуздать бумажную стихию. Назначение полнофункциональной СУД - обеспечивать автоматизированную поддержку манипуляций с документами (точнее, с их электронными образами) на протяжении всех этапов их жизненного цикла (создание - корректировка - рассылка для согласования - утверждение - опубликование/вступление в силу - устаревание/передача в архив - хранение и обеспечение доступа к архивным данным). В предыдущей фразе неслучайно выделено определение «полнофункциональная». Дело в том, что рассматриваемые как синонимы СУД в компьютерной и бизнес-прессе термины «система документооборота», «автоматизированное делопроизводство», «электронный архив» представляют всего лишь решения частных задач управления документами.

Итак, определения даны, перейдем к сути. Каким же набором свойств должна обладать СУД, чтобы достойно носить высокое звание – «корпоративная»?

Одна из важнейших характеристик корпорации - масштаб ее деятельности. Поэтому, безусловно, первое свойство корпоративной СУД - масштабируемость. Производительный потенциал системы в любой момент времени должен, как минимум, соответствовать потребностям корпорации (лучше - опережать их).

Масштабируемая СУД должна функционировать на масштабируемой же программно-аппаратной платформе (серверы, операционная система, СУБД, коммуникации). Поскольку вариантов конфигурации базового оборудования и программного обеспечения может быть много (ключевое слово!), корпоративная СУД обязана быть многоплатформенной.

Следующее свойство уже упоминалось, когда речь шла о назначении СУД, - это полная функциональность. Сейчас даже производители шампуней стремятся непременно делать продукцию типа «два в одном». Лозунгом же истинно корпоративной СУД должно быть «полное сопровождение жизненного цикла документов в рамках единого продукта».

Как известно, в прошлом над просторами Британской империи никогда не садилось солнце. Сейчас солнце не заходит над владениями многих транснациональных компаний. Документы порождаются и должны обрабатываться в любой точке географического присутствия корпорации. Обеспечение распределенной работы и удаленного доступа к документным базам - обязательное требование для СУД корпоративного уровня. В последнее время неотъемлемой составляющей этого требования стала поддержка работы в архитектуре Internet/Intranet. А отсюда вполне логично вытекает и следующее - в системе должны быть реализованы развитые механизмы безопасности.

Слово «масштаб» уже не раз упоминалось в связи с корпоративным характером СУД. Упомянем его в новом контексте - корпоративная СУД характеризуется также «масштабом бедствия», сопровождающим ее внедрение. Поскольку разговор о «подводных камнях» внедрения не укладывается в рамки обсуждаемой темы, будем конспективно кратки. Корпоративная СУД должна:
  • иметь модульную архитектуру, допускать поэтапное наращивание функциональности и постепенное подключение к работе отдельных подразделений корпорации;
  • сосуществовать (и сотрудничать) с многочисленными программными системами, эксплуатируемыми в корпорации, т.е. быть интегрируемой.
В очередной раз обратимся к ключевому слову статьи. Конечно, у корпорации много денег, но это вовсе не означает, что она будет их регулярно тратить на приобретение все более впечатляющих программных комплексов. Поэтому корпоративная система обречена эксплуатироваться много лет, и в течение всего срока эксплуатации должна отвечать потребностям корпорации. А это станет возможным только, если система будет обладать открытым программным интерфейсом, что позволит корпоративным программистам (а в корпорациях работает много программистов) самостоятельно «подкручивать гайки».

До сих пор перечислялись свойства, обязательные для корпоративной СУД. В заключение же упомянем еще два, практически невозможных для нее, - такая система не может поставляться в качестве «коробочного» продукта и не может стоить дешево. Хорошая система и ее внедрение стоят много денег, но - при правильном стратегическом выборе и грамотном применении - приносят взамен еще больше.

Комментариев нет:

Отправить комментарий